通知メールを編集して来店前にお客様へアプローチ!

通知メールを編集して来店前にお客様へアプローチ!

RESERVAの通知メール機能をご存知でしょうか。通知メール機能を活用することで、キャンセル率を下げ、売上をアップさせることができるんです!今回は、通知メール機能を活用した顧客アプローチについてお伝えします。

そもそも通知メール機能って?

結論からお伝えすると、来店前、来店後のお客様と事業者を繋ぐ機能です。RESERVAでは、予約者に向けて15種類ものメールを自動で送る機能が備わっています。デフォルトの文章でも問題ないのですが、編集することで、予約したお客様に対してより効果的なアプローチを行うことができます。例えば、以下のようなメールを自動で配信することができます。

  • 予約完了メール
  • 予約キャンセル確認メール
  • 予約リマインドメールなど

RESERVAでは、これらのメールの文言を編集することができます。もちろん、自動配信されるので、一度設定すれば毎回操作する必要がありません。メールの文言は、業界や業種によって異なる顧客の属性や特性にあわせて編集することで、大きな効果を期待できます。

活用方法

いくつかの通知メールについて、どのような集客効果があるのかを説明していきます。

通知メールの編集画面

予約完了メール

「予約完了メール」は、予約が完了した際に配信される通知メールです。デフォルトのままでも、問題はないですが、デフォルトの文言は当たり障りがないので印象に残りにくいかもしれません。

予約完了メールの役割は以下のようなものがあります。

  • 注文・申し込みの受付が行われたことを顧客に素早く伝え、安心させる
  • 顧客の問い合わせ件数を減らし、事業者の負担が減少する

予約完了メールを丁寧な文章にすることで、以下のような効果が期待できます。

  • 当日の参加・購入意欲を上げる
  • 顧客が安心できる
  • 顧客が抱く事業者へのイメージ向上

予約から参加・購入までタイムラグがある場合はこれらの要素は大切なものです。当日になるまえに、競合他社に魅力を感じてキャンセルしてしまったり、モチベーションが保てなくてキャンセルする可能性があるからです。または、その日の御持物をお伝えしたり、開催中のキャンペーン情報、オススメの商品などをお伝えすることで、来店して頂く前に全ての予約が確定したお客様にアプローチをすることができます。

例文

件名:【●●セミナー事務局】セミナーお申込みを承りました

※このメールはシステムからの自動返信です

〇〇様

お世話になっております。
●●セミナー事務局でございます。

この度は、弊社開催の「●●セミナー」に
お申し込みいただき、誠にありがとうございます。

以下の内容で参加をお受けいたしましたので、
今一度ご確認くださいませ。

━━━ お申し込みのセミナー情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━
【セミナー名】●●セミナー
【セミナー詳細URL】https://www.●●.com/seminar/tokyo.html
【セミナー受講料】無料

【開催日時】●●年●●月●●日(●) ●●時●●分~●●時●●分 (開場●●時●●分)
【開催場所】○○ビルディング3階 セミナールームA

【開催住所】:東京都新宿区●●1-2-3-4
【最寄り駅】●●から徒歩5分
※駐車場は駐車台数に限りがあるため、乗合わせや公共交通機関のご利用をお勧めします
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

▼▼▼キャンセルについて▼▼▼
セミナーをキャンセルされる場合は、下記アドレスにご連絡をお願いいたします。
●●セミナー事務局連絡先:info@***.com

▼▼▼お問い合わせ先▼▼▼
●●セミナー事務局  担当:山田 太郎
メール:info@***.com
電話番号:000-0000-0000 <平日:●●時~●●時>

では、当日セミナー会場にて
お会いできるのを楽しみにしております。

セミナーに関して、ご質問等ございましたら
お気軽に事務局までご連絡下さいませ。

———————————————————————
【●●セミナー運営事務局】https://www.●●.com
【運営元:●●株式会社】
住所:〒111-1111 東京都新宿区●●5-6-7-8
電話番号:000-0000-0000
FAX:000-000-0000
営業時間:平日 ●時~●時
メール:□□@□□.co.jp
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予約キャンセル確認メール

「予約キャンセル確認メール」は、予約が完了した際に配信される通知メールです。予約者が何らかの理由で、予約をキャンセルした場合に送られます。

予約キャンセル確認メールの役割は以下のようなものがあります。

  • 予約のキャンセルが了承されたことを予約者に伝える
  • 顧客の問い合わせ件数を減らし、事業者の負担が減少する

予約完了メールを丁寧な文章にすることで、以下のような効果が期待できます。

  • 次回の予約へのハードルを下げる
  • 顧客が安心できる
  • 顧客が抱く事業者へのイメージ向上

予約をキャンセルした際の顧客心理としては、多かれ少なかれ事業者に対し「申し訳ない」という気持ちがあります。そこに、機械的な文章や素っ気ない文章で「予約キャンセル確認メール」を送ると、次回の予約へのハードルをあげてしまう恐れがあります。一方で、丁寧な文章で「次回」に繋げる文章を盛り込めば、その顧客との縁を将来的に繋げることができるかもしれません。

例文

件名:【●●英会話顧客サポート事務局】予約キャンセルを承りました

○○様

いつも大変お世話になっております。
●●英会話の●●でございます。

この度はご丁寧にご連絡くださり
誠にありがとうございました。 

ご連絡いただいた■月▲日の××については
キャンセルにて承りました。

今回はご一緒できず残念でございますが
またの機会にご縁を賜われますことを
心から願っております。

今後のクラス実施予定についてお知りになりたい場合や
その他、ご不明点・質問点などございましたら
いつでもお気軽にご連絡くださいませ。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

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【●●英会話顧客サポート事務局】https://www.●●.com
【運営元:有限会社●●英会話】
住所:〒111-1111 東京都港区●●5-8
電話番号:000-0000-0000
FAX:000-000-0000
営業時間:平日 ●時~●時
メール:□□@□□.co.jp
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予約リマインドメール

「予約リマインドメール」は、設定をすることで、予約した日の前日10時に配信される通知メールです。

予約リマインドメールの役割は以下のようなものがあります。

  • 翌日が予約日であることを再認識させる
  • 顧客が予約したことを忘れないようにする
  • 顧客を安心させる

予約完了メールを丁寧な文章にすることで、以下のような効果が期待できます。

  • 当日へのモチベーションをあげる
  • 競合他社に顧客を奪われることを防ぐ
  • 顧客が抱く事業者へのイメージ向上

予約をした日から、当日まで日数がある場合、顧客が予約事態を忘れてしまうことや、事業者から何も連絡がないことから本当に参加、購入できるのか不安になってしまうことがあります。リマインドメールを配信することで、顧客が安心して当日を迎えることができ、事業者としても無断キャンセルを防ぐことができます。リマインドメールからキャンセルが起こることは、一見デメリットに見えますが、当日に無断キャンセルになるよりも、キャンセル後の枠に他の顧客を呼び込むことができるので、メリットになり得ます。

例文

件名:ご予約の確認/〇〇(店名)

〇〇のご予約ありがとうございました。
レッスンのいよいよ前日となりました!
当日は、楽しいエクササイズをご用意しております。

ストレス解消・代謝アップによる美容やダイエットなどに是非お役立ててください!

お会いできますことを心よりお待ちしております。
レッスン場まで、お気をつけてお越しくださいませ。

〇〇(店舗名・担当者名)

*-*-*-*-*-*-*-*-ご連絡先*-*-*-*-*-*-*-*-*-*

電話番号:

メールアドレス:

住所:

*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、通知メールを活用した顧客アプローチについてお伝えしました。予約システムはオンライン上で容易にできるからこそ、多くの集客が見込めます。しかし、そこには顧客と事業者の繋がりが希薄になりやすいデメリットがあります。今後、オンライン化の流れはますます加速していくと思われます。その中で、キャンセル率を減らすためにも、どのように来店前の顧客とコミュニケーションを図るか、という点は事業者にとって課題の1つではないでしょうか。

通知メールを利用することで、顧客とコミュニケーションを図ることが可能です。予約をしてくれた顧客、お客様に対してどのようなメッセージをお送りするのか、難しいですが、大切なことですよね!

通知メールですが、ゴールドプラン以上で、高度な設定からご利用いただけます。ゴールドプランでは、ほぼすべての集客や予約、顧客管理に必須な機能が解放されますので、ぜひ検討してみてください。

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