RESERVA予約システムの「仮予約受付機能」とは、予約を即時に確定させずに、管理者が予約情報を確認してから承認する機能です。
本記事では「仮予約受付機能」について解説します。
仮予約受付機能の概要
仮予約受付を設定すると、すぐに予約が確定せず、管理者が予約者情報を一度確認したうえで予約を承認するか決められます。
たとえば、既存顧客なのに新規限定メニューに予約をしていたり、女性限定メニューなのに男性が予約していたりなど、誤った予約が入らないように事前に防止できます。一度予約を受付完了してからお断りのメールを送るよりも、予約受付時に確認する方がスムーズです。
・予約者の情報を事前に確認してから予約確定
・誤った予約を防止
・スケジュールを加味して予約受付が可能
仮予約受付の仕組み
RESERVA予約システムの予約受付には「先着順制」と「承認制」の2つの方法があります。
仮予約受付を設定する場合は、「承認制」を選択します。
先着順制：予約完了後に、即時で予約が確定する
承認制：予約完了後に、管理者が承認した後に予約が確定する
仮予約受付機能を設定することで、予約者には下記の画像のように「まだ予約は確定されていません」といった仮予約メールが自動的に送信されます。
承認制の予約数カウント基準
承認制を選択後、「承認制の場合、予約申込を基準に予約可否を判断する」のチェックボックスが表示されます。
チェックあり：予約を「申込みした時点」で予約数としてカウント
チェックなし：予約を「承認した時点」で予約数としてカウント
たとえば、レンタルスペースなどで同時間帯の予約件数が1枠のみの場合、チェックなしの場合は、仮予約の状態では予約件数にカウントされないため、他の予約者も仮予約が出来る状態です。
チェックありの場合は、仮予約でも予約件数にカウントされるため、他の仮予約は入らなくなります。（予約受付件数による）
予約承認・却下通知メールの管理者転送設定［ゴールドプラン以上］
予約の承認・却下時に送信される通知メールを、管理者（サブ管理者含む）に転送できる機能です。どの予約者にどういった内容で通知されているのかの再確認が容易になります。
「予約承認・却下通知メールの管理者転送設定」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
予約承認・却下時の通知メールを管理者に転送できるようになりました
利用条件
予約タイプ：すべての予約タイプ
料金プラン：すべての料金プラン*¹
*¹予約承認・却下通知メールの管理者転送設定はゴールドプラン以上で利用できます。
活用事例
年齢制限ありの特別メニューを作成した場合
年齢制限のあるメニューを作成する場合、連絡先の入力画面で生年月日を入力してもらい、その後仮予約をしてもらいます。その後、店舗側で年齢の条件を満たしているか確認し、問題がなければ予約を承認します。
生年月日を入力してもらうには「予約者情報のカスタマイズ」が必要です。
予約者情報をカスタマイズする
会員専用予約サイトで活用した場合
RESERVA予約システムの「独自会員機能」を活用することで会員限定予約サイトを作成できます。たとえば、塾やスクールの生徒が利用する予約サイトを作成できます。
もし、生徒が誤って普段受けているレッスンと異なるレッスンを予約してしまった場合に仮予約受付機能を設定しておくことで、運営側で予約内容の誤りに気付くことができます。RESERVAメールで生徒に通知し、再度正しい予約申込を促すことができます。
「独自会員機能」「RESERVAメール」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
完全会員制の予約ページを作成する
RESERVAメールで特定の顧客に配信する
動画で設定方法を確認したい方はこちら
動画で設定方法を確認したい方は、ぜひこちらをご覧ください。
まとめ
本記事では、RESERVA予約システムの「仮予約受付機能」について解説しました。承認制を設定することで誤った予約を防止できるので、ぜひご活用ください。
本コンテンツに記載されている機能・サービスなどは、2022年10月時点のものです。今後これらの機能・サービスが変更される場合がございます。