CSV出力機能を活用して顧客情報を整理しよう【RESERVA機能紹介】

CSV出力機能を活用して顧客情報を整理しよう【RESERVA機能紹介】

更新

今回は顧客データをCSVファイル形式で出力できる、「顧客データCSV出力機能」について説明いたします。CSV形式で出力によって、Excelソフトで開いたり、その他ソフトに取り込みが可能になります。また、顧客情報をExcelソフトから登録もできます。最後まで読んで顧客データCSV出力機能をマスターしましょう。

すでに、顧客データCSV出力機能についての概要を理解していて、設定方法だけを知りたい方は、目次の「顧客データCSV出力基本情報」からご覧ください。

CSVファイルとはなにか

CSVファイルとは、どのソフトでも開けるテキストファイルです。CSVファイルを開くと自動的にExcelで開かれるため

CSVファイルで出力とあるけどExcelファイルと何が違うのか分からない

と悩んでしまう方が多くいます。そこでCSVファイルとExcelファイルの大きな違いを3点説明します。

アイコンの違い

左がエクセルファイルのアイコン、右がCSVファイルのアイコンとなります。どちらの形式で保存されているのか確認してください。

開けるソフトの違い

ExcelファイルはExcel以外のソフトで見れませんが、CSVファイルはその他のソフトでも見ることができます。メモ帳など別のソフトで開きたい方はCSVファイルで保存しましょう。他のソフトに読み込むときもCSVファイルだと簡単です。

文字とセルの装飾の違い

CSVファイルをExcelソフトで開くとExcel機能を使ってセルに色を付けたり、関数によって計算ができます。ただし、それらをCSVファイルとして保存してしまうと反映されなくなります。

保存するファイル形式を間違えてしまうと手を加えたデータが反映されなくなります。Excel機能を使ってCSVファイルに修正を加えた場合は必ずExcelファイルで保存しましょう。

CSVファイルを活用

CSVファイルをExcelソフトでどのように整理・集計・分析したらいいかわからないという方もいると思います。ここでは、誰でも簡単にできるExcelソフトを使った整理・集計・分析の方法を2つ紹介します。

非表示機能で見やすく整理

顧客情報をCSV出力するとこのようにたくさんのデータが表示されます。この状態ですと、色んな情報があってどこをみればよいかわかりずらいです。そこで非表示設定を使い必要なデータだけを残します。

表示する必要のない列を選択し、「右クリック」>「非表示」を選択すれば簡単に不要なデータを非表示にできます。セルに色を付けるとさらに見やすく整理できます。

フィルター機能で簡単集計

ある特定のデータだけを表示させたいときに使えるのが、フィルター機能です。

「ホーム」>「並び替えとフィルター」より「フィルター」を選択

フィルターが掛かったら、①絞りたい情報の右側の▽マークをクリック、②表示させたい情報のみにチェック

チェックを入れた結果だけ表示できました。フィルターを活用して必要な情報のみを表示しましょう。

・CSVのまま保存してしまうとExcelソフトで行った処理が全部消えてしまうので注意が必要です。
・保存をするときには、ファイルの形式をExcel形式で保存してください。

顧客情報CSV出力基本情報

CSVファイル出力の導入条件

利用可能プラン:ゴールドプラン以上
利用可能タイプ:すべてのタイプ

こちらの機能は、ゴールドプラン以上の会員様のみご利用いただけます。シルバープラン以下では、顧客情報のCSV出力はできませんが、予約情報のCSV出力はできます。予約情報のCSV出力に関しては、予約情報をCSVファイルに出力して分析しようをご参考ください。

CSVファイル出力方法

CSVファイル出力方法について紹介します。

管理画面より「顧客管理」>「顧客一覧」の順番にクリック、右上にある「ダウンロード」をクリックするだけでCSVデータがダウンロードされます。

顧客データ登録方法

CSVファイルを使って、顧客のデータを簡単に登録ができます。新しくRESERVA予約サイトを始めたので、これまでの顧客情報を登録したいという方は活用ください。

管理画面より「顧客管理」>「顧客情報」>「リスト取込み」をクリック

「テンプレートダウンロード」をクリック

Excelソフトが起動しますので、2列目以降に顧客情報を入力していきます。入力項目は23個ありますが、必須の3項目以外は任意の入力で大丈夫です。

項目説明

 
   顧客氏名の姓を入力

 
   顧客氏名の名を入力

姓(カナ)※必須入力項目
   顧客氏名の姓をカタカナで入力

名(カナ)※必須入力項目
   顧客氏名の名をカタカナで入力

メールアドレス 
   メールアドレスを入力

電話番号 ※必須入力項目
   電話番号を入力

会員番号 
   会員番号を入力

会社・組織名 
   会社・組織名を入力

部門名 
   部門名を入力

都道府県(会社) 
   会社所在地の都道府県を入力

市区町村(会社) 
    会社所在地の市町村区を入力

番地名(会社) 
    会社所在地の番地を入力
    ※海外に住所がある場合は都道府県、市区町村、建物名を全て番地名に入力

建物名(会社) 
    会社所在地の建物名を入力

都道府県(自宅) 
    自宅住所の都道府県を入力

市区町村(自宅) 
    自宅住所の市区町村を入力

番地名(自宅) 
    自宅住所の番地を入力
    ※海外に住所がある場合、都道府県、市区町村、建物名を全て番地名に入力

建物名(自宅) 
    自宅住所の建物名を入力

性別 
   「男性」または「女性」と入力

生年月日 
     生年月日を「YYYYMMDD」の形式で入力
     入力例)1983年12月1日の場合:19831201

顧客メモ 
     顧客に関してのメモを入力

国番号 
     多言語設定をされている場合のみ表示される項目です。
     海外在住のお客様の場合、電話番号に国番号を設定してください。
     入力例)アメリカ合衆国(+1)の場合:United States of America +1
     入力可能な国番号につきましては、顧客情報一括登録CSVファイル(国番号一覧)をご確認ください。

入力が完了したら、「上書き保存」を行い、「ファイルを選択する」をクリック、先ほど上書き保存を行ったファイルを選択し、「確定する」をクリック

このように表示されたら、登録完了です。

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顧客情報CSV出力機能を活用しよう!

顧客情報をCSVファイルに出力することで、整理や集計が簡単に行えるようになります。また、顧客データの新規登録もCSVファイルを使えばより簡単に行えます。顧客情報CSV出力機能を使ってみてください。

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