官公庁

複数存在している窓口の1本化が実現、ひと目でわかる予約状況一覧を作成

迷わず、早い対応の窓口作りが課題

各地方自治体には、市政に関することから、法律、交通、行政、労働、被災、さらには子育て支援や女性就業のサポートにいたるまで、さまざまな相談窓口が存在します。それぞれに専門のスタッフが配置されていますが、一概に法律、行政といっても相談者によって内容は大きく異なり、場合によっては別の窓口で確認しなければならないことがでてくるため、対応時間は定まりません。相談者側も、どの窓口に行っていいかわからなかったり、せっかく長時間待ったのにほかの窓口にたらい回しにされたりと、スムーズにいかないことは多くあります。

受付窓口側、相談者側の双方がストレスなく対応を進めていくには、予約受付システムの利用が便利です。システム上で窓口の種類をリスト化し、よくある相談例などと合わせて記載しておくことで相談先は明確になり、当日の無駄な迷いの時間を解消することが可能です。予約受付システムを通じた予約が増えれば増えるほど、現場の対応は効率化されていきます。

新型コロナワクチン接種に向けて

新型コロナウイルス感染症への対策が叫ばれるなか、相談窓口の在り方も変化しつつあります。その中で、対面型の相談を極力避けようと、予約受付システムを導入して館内の混雑を回避する動きが見られるようになりました。ソーシャルディスタンスを維持しやすい環境を作るためにも、業務のオンライン化は欠かせないことの1つです。

予約受付システムを駆使することで更なる業務改善が見込めます。例えば、オンラインツールのZoomとシームレス連携することで、オンライン相談会やオンラインセミナーの開催時もかんたんな操作だけで接続が可能になります。また、新型コロナワクチン接種予約に完全特化したシステムも開発しており、現在、全国の地方自治体での導入の支援を行っています。

導入事例

  • 法律、行政、労働など各種相談窓口を予約制に
  • 子育て、被災など各種サポート体制に関する相談窓口を予約制に
  • セミナーやイベントなどの受け付けを予約制に
  • 新型コロナワクチン接種の申し込みを予約制に