【イベント:3つのコロナ対策】予約システムを活用して安心できるイベント運営を実現

【イベント:3つのコロナ対策】予約システムを活用して安心できるイベント運営を実現

コロナウィルス(COVID-19)の影響で、大型フェスや恒例行事など、数々のイベントが中止を余儀なくされました。例年にない業績悪化で気分が落ち込むこともあるかもしれませんが、こんなときこそ将来を見据え今後のイベント業界を再び軌道に乗せるために、

コロナ禍後(アフターコロナ)の集客戦略を今のうちに立てておくこと

このことが大切です。

このシリーズでは業種毎のアフターコロナの集客ノウハウについて紹介します。今回はアフターコロナでイベント業を軌道に乗せるための3つの条件についてお話しします。

イベント業の取組み

全国のイベント会社では、コロナウイルスに対して様々な取り組みを行っています。
まずは、イベント業界が行っている代表的なコロナ対策をご紹介いたします。

1.検温

イベント会場の入り口やチケット受け取り場などで検温をしているところがほとんどです。イベント業はその規模が大変大きく、人数も多いため、中にはサーモグラフィを使用して体温を調査しているところもあるようです。事前アンケートではもちろん体調や発熱の有無をヒアリングしますが、当日の体温チェックはしっかり行いましょう。
また、利用者だけでなくイベント運営側もこまめな検温は欠かせません。

2020年5月7日までは厚生労働省が公表したコロナ感染の定義として「37.5度以上の発熱が4日以上」がありましたが、2020年5月8日からは発熱の度数や日数に関する具体的な定義は削除されました(参考記事:「37.5度以上」削除 PCR相談目安改定 幅広い受診促す(日本経済新聞))。

しかし37.5度以上の発熱がある場合、新型コロナウイルス感染症感染の疑いを懸念し行動制限する方針を打ち出している事業者、自治体も多いため、検温の有効性は依然高いままといえます(参考文献:新型コロナウイルス感染症について(東京都福祉保健局))。

店舗による検温では主に額や手首から体温を測定可能で、なおかつ機器が直接皮膚に触れない「非接触式体温計」が推奨されています。

2.除菌の徹底

コロナウイルス感染予防において、除菌は非常に有効な手段です。
イベントでは特に、人が密集しやすく、トイレなど共通で使用する箇所も多いので、イベント客はもちろん、共同施設の除菌も徹底して行うようにしてください。

アルコールの他に、次亜塩素酸精製水もコロナウイルスへの有効性が確認されています。
ただし、空気清浄器のような機器やスプレーボトル(霧吹き)での空間噴霧に関しては意見が割れており、現状は行うべきではないとの風潮が強いようです。

消毒・殺菌に関する詳細な情報を下記リンクにまとめました。

参考記事:新型コロナウイルスの消毒・除菌方法について(厚生労働省・経済産業省・消費者庁特設ページ)
参考記事:「次亜塩素酸水」の使い方・販売方法等について(製造・販売事業者の皆さまへ)(経済産業省、消費者庁、厚生労働省)

3.マスク/ゴーグル/手袋/フェイスマスク

除菌・殺菌を徹底したうえで、マスクやゴーグル、使い捨て手袋を着用するとより強力にコロナをブロックできます。
コロナウイルス(COVID-19)はのどや目の粘膜から感染するとされており、マスクの他にゴーグルも感染予防として有効です。

イベントの中には、観客や運営側が声を出したりすることもあると思います。マスクの着用はイベント客運営側ともに、徹底して行うようにしてください。


一般社団法人 日本イベント産業振興協会 では、

新型コロナウイルス感染予防対策 基本方針・ガイドライン(2020年9月19日リリース)

このようなコロナ対策ガイドラインも発行しています。他のイベント業者のコロナ対策もあわせて参考にし、より良いウイルス対策を行っていきましょう。

コロナ禍後に生き残るイベント業、3つの条件

コロナ禍~コロナ禍後にかけて、イベントの運営者が意識的に行うべき対策を3つの条件としてまとめました。

1.「3密」を避ける

「3密」とは「密接」「密閉」「密集」のことを指します。

イベントやコンサートでは観客や運営者の距離が必然的に近くなり(密接)、イベントホールや会場の多くは室内にあります(密閉)。また、イベントは規模にもよりますが、どのサービスよりも多くの人々が同じ空間の中で参加します(密集)。

以上のことから、イベントはコロナ禍では避けるよう言われている「3密」の定義に合致しているといえるでしょう。

では、イベント業界が「3密」を避けて運営するには、具体的にどのような方法があるでしょうか。
下記に列挙してみます。

「密接」を避ける方法

・マスク・フェイスシールド・手袋の着用
・建物内での会話を最小限に抑える
・対面でなく、オンラインや電話で参加までの手続きを行う
・現金やクレジットカードではなく、電子マネーの利用を促す

これらの施策は、コロナウィルスが「接触」「飛沫」によって感染することが判明していることから推奨されています。直接何かに触れたり、唾液から感染することを未然に防ぐ意識を持つことが大切です。

また、最近では、シャープが曇りにくくテカらない最新のフェイスシールドを発表し、大きな話題となりました。(シャープの最新フェイスシールドを紹介している記事はコチラ

イベント会場では人の多さから、多方面からの飛沫感染の可能性もあるため、予算に余裕のあるイベント業者様は、マスクではなくフェイスシールドをスタッフに渡す方が、飛沫感染を防ぐ対策としては万全だと思います。

「密閉」を避ける方法

・ホールや会場を定期的に換気する。または可能であれば窓を開けたままにしておく
・利用者が外気に触れられるよう、建物外への経路を知らせる

会場内の空気を入れ替えないまま循環させていると、もしコロナウィルスが紛れ込んだ時に逃げ場が無くなってしまい、感染リスクが上がると言われています。

空気の入れ替えを徹底しましょう。

「密集」を避ける方法

・観客の間に距離が空けられるよう、通常の席から一つ空けて座ってもらう
・場合によっては会場の収容人数よりも少ない人数制限を行う

「密集」に関しては、イベントの規模やそこに集まる人の数で大きく深刻度が変わります。狭ければ狭いほど、また人が多ければ多いほど対策を講じる必要性が高まります。

厚生労働省が発表した

新型コロナウイルスを想定した「新しい生活様式」の実践例

によると、

人との間隔は、できるだけ2m(最低1m)空ける。

厚生労働省:「新しい生活様式」の実践例より引用

とあります。

店舗内で2mの距離を空けることは、なかなかに難しいものです。しかし2mが難しくてもその半分の1mでしたら実現可能性がぐっと高まります。

可能な限り「人と人の距離(ソーシャルディスタンス)をとる」ことを心掛けていきたいものです。

2.衛生管理を徹底する

イベントを行うと、会場内の公共施設やイベント用品など、観客同士の感染対策に関わらず、運営側と観客の間で感染が広がる可能性についても非常にシビアになる必要があるでしょう。
具体的に気を付けたい点は、

・イベント運営側は作業前に消毒する
・会場内のすべての器具や公共施設のアルコール消毒を徹底する
備品や器具は洗浄・消毒・殺菌の3ステップで清潔に保つ
・使い捨てに切り替えられるものを探してみる
・会場内の清掃を定期的に行う
・イベント運営側の健康管理をしっかりと行う

などです。

ほとんどのイベント業界ではコロナ禍の影響を抜きにしても、普段から厳格な衛生管理を行っていることと思います。
しかし人々の衛生意識が非常に高まっている昨今、観客に安心感を与えるという意味でも、より一層の衛生意識を持つ必要があるでしょう。

3.コロナ対策への取り組みを周知する

ここまでお話ししました内容は、コロナウィルスの感染を予防するための対策をまとめたものでした。一方、本項では前述の2項とは少し毛色が異なり、「イベントの運営にあたってプラスになる」施策についてご紹介いたします。

「3密」への配慮も、衛生管理の徹底も、イベント業者がそれをしっかりと行っているかどうか、観客からはあまり見えません。ですので、観客へのアピール活動の一環としても、「どのようなコロナ対策を行っているか」を明示することは必要なのです。

例えば、

・感染予防への取り組みを記載した張り紙やボードを会場内に設置する
・各自治体が発行している「コロナ対策認可」ステッカーを会場内の目立つ場所に貼る
・ホームページや予約サイトに、コロナ対策や衛生管理に関する取り組み内容を記載する

などがあります。

ホームページや予約サイトにおけるコロナ対策アピールは忘れがちですが、インターネット上で不特定多数に閲覧される為、アピール効果は絶大です。

RESERVA予約システムでできる周知方法

例えばRESERVA(レゼルバ)予約システムでは、

  • 感染予防対策実施の文言をサイト情報に記載
    (管理画面>基本設定>ビジネス情報登録>サイト情報)
  • サイト情報の写真を感染予防対策している画像に変更
    (管理画面>基本設定>その他詳細設定)
  • 予約時のアンケートにコロナウィルスに関するチェック項目を設ける
    (管理画面>高度な設定>顧客項目設定・予約時アンケート設定>予約時アンケート設定ボタン>質問を作成する)
  • コロナウィルス関連の情報をメールにして自動配信
    (管理画面>顧客サポート>お知らせ作成>お知らせ作成ボタン)

このような予約サイトの訪問者に向けた感染予防対策アピールが簡単な設定で行えます。

お客様がネットから予約する際に、必ず利用する予約サイト。
イベント参加者の目に触れる機会の多い予約サイトだからこそ、コロナ対策への取り組みをお客様にお知らせできるのです。


コロナ禍が終息した後、イベントの運営を軌道に乗せるために必要な「3つの条件」についてご紹介いたしました。

感染予防対策をしっかりと行った後には、必ずホームページや予約サイト上でのお客様アピールを行いましょう。そうすることで、コロナ後の観客離れを最小限に食い止めることができます。

以上の点をイベント運営にお役立ていただければ幸いです。

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